Die von der OSHA vorgeschlagene Regelung würde gewerkschaftliche Besichtigungen aller Baustellen ermöglichen: Ihre 7

Einblicke

8.29.23

Bundessicherheitsbeamte haben gerade eines ihrer Versprechen eingelöst, indem sie eine vorgeschlagene Regelung herausgegeben haben, die einem designierten Gewerkschaftsvertreter das Recht geben würde, einen OSHA-Inspektor bei einem Betriebsrundgang zu begleiten – unabhängig davon, ob der Vertreter Ihr Mitarbeiter oder die Einrichtung eine Gewerkschaft ist Geschäft. Was müssen Sie über diesen heute veröffentlichten Regelvorschlag wissen, was können Sie als Reaktion darauf tun und welche sieben wichtigen Schritte können Sie zur Vorbereitung unternehmen?

Was ist die vorgeschlagene Regel?

Der neue Regelungsvorschlag der OSHA ändert die aktuelle Regelung, indem die ausdrückliche regulatorische Anforderung gestrichen wird, dass ein Arbeitnehmervertreter ein Arbeitnehmer des zu prüfenden Arbeitgebers sein muss. Stattdessen heißt es in der vorgeschlagenen Regelung nun, dass „der/die von den Arbeitnehmern bevollmächtigte(n) Vertreter ein Arbeitnehmer des Arbeitgebers oder ein Dritter sein kann.“ Die vorgeschlagene Regel ermächtigt auch einen Dritten, der auf der Grundlage seiner „relevanten Kenntnisse, Fähigkeiten oder Erfahrungen mit Gefahren oder Bedingungen am Arbeitsplatz oder ähnlichen Arbeitsplätzen oder seiner Sprachkenntnisse“ zur Unterstützung der OSHA bei einer Inspektion herangezogen werden kann.

Wie wir bereits früher in diesem Jahr besprochen haben, spiegelt die vorgeschlagene Regel eine ähnliche Regel wider, die während der Obama-Regierung galt – sie wurde durch ein Auslegungsschreiben aus dem Jahr 2013, bekannt als „Fairfax Memo“, umgesetzt, anstatt den formellen Regelsetzungsprozess zu durchlaufen, den OSHA jetzt verwendet – bis dahin wurde 2017 von der Trump-Regierung aufgehoben. Im Fairfax-Memo erklärte die OSHA, dass „Arbeiter auf einer Baustelle ohne Tarifvertrag eine Person, die einer Gewerkschaft oder einer Gemeinschaftsorganisation angehört, benennen können, die in ihrem Namen als Walkaround-Vertreter handelt.“

Die von der OSHA vorgeschlagene Regelung spiegelt ihre Position aus dem Jahr 2013 wider, dass das Arbeitsschutzgesetz die Teilnahme am Walkaround-Teil einer OSHA-Inspektion durch „einen von den Arbeitnehmern [des Arbeitgebers] bevollmächtigten Vertreter“ zulässt, ohne dass den Arbeitnehmern eine Einschränkung bei der Wahl eines Vertreters unterliegt. In ähnlicher Weise stützt sich die Begründung der vorgeschlagenen Regelung auf das OSHA-Gesetz und seine langjährige Regelung, die es dem Compliance-Beauftragten der Agentur ermöglicht, zu entscheiden, einem Nicht-Angestellten die Teilnahme an einer Inspektion der Arbeitsstelle eines Arbeitgebers zu gestatten, wenn dies „für die Durchführung einer wirksamen Maßnahme vernünftigerweise erforderlich ist“. und gründliche körperliche Inspektion des Arbeitsplatzes.“

Diese vorgeschlagene Regelung geht sogar noch weiter als die Position der OSHA aus dem Jahr 2013, bei der die OSHA nur dann in Erwägung zog, dass Nichtangestellte bei der Inspektion mithelfen, wenn es sich um einen Arbeitshygieniker oder einen Sicherheitsingenieur handelte. Die neue vorgeschlagene Regelung würde es Mitarbeitern sogar ermöglichen, externe Dolmetscher zu benennen, die die OSHA bei der Inspektion eines Arbeitsplatzes begleiten.

Wann tritt die vorgeschlagene Regelung in Kraft?

Die meisten vorgeschlagenen Regeln treten frühestens sechs Monate nach ihrem Vorschlag in Kraft. Die OSHA hat Arbeitgebern, Arbeitnehmervertretern, Gewerkschaften und anderen Gruppen eine Kommentierungsfrist bis zum 30. Oktober eröffnet, um öffentliche Kommentare zu der vorgeschlagenen Regel einzureichen. Anschließend stellt die Behörde ihre endgültige Regelung fertig und veröffentlicht sie im Bundesregister, wobei das in dieser endgültigen Regelung angegebene Datum des Inkrafttretens angegeben wird.

Auch wenn die vorgeschlagene Regelung zu einer endgültigen Regelung wird, denken Sie daran, dass Unternehmensgruppen das Fairfax Memo und den Einsatz von Nicht-Arbeitnehmervertretern durch die OSHA angefochten haben, bis die Praxis 2017 von der OSHA aufgegeben wurde. Dieses Mal muss die endgültige Regelung formell angefochten werden Das Gerichtssystem, um die Durchsetzung der Regel zu erreichen, blieb bestehen, ähnlich wie das Impfstoff-ETS der OSHA und das Federal Contractor Vaccine Mandate.

Denken Sie auch daran, dass, wenn Sie Geschäfte in einem Staat tätigen, in dem eine staatliche Behörde und nicht die bundesstaatliche OSHA das Arbeitsschutzgesetz durchsetzt (z. B. Kalifornien, Kentucky, North Carolina oder anderswo), die Arbeitnehmervertretungsvorschriften dieser staatlichen Behörden und die Fristen für die Verabschiedung des eventuellen bundesstaatlichen Gesetzes gelten Regel kann abweichen.

Haben Arbeitgeber ein Mitspracherecht beim Regelsetzungsprozess der OSHA?

Ja. Ab dem 30. August können Arbeitgeber Kommentare zu der vorgeschlagenen Regelung abgeben. Kommentare sollten zusammen mit allen Eingaben und Anhängen elektronisch an das Federal e-Rulemaking Portal übermittelt werden. Befolgen Sie die Online-Anweisungen für elektronische Einreichungen. Nachdem Sie in der Akte (Aktennummer OSHA-2023-0008) auf „Alle Dokumente und Kommentare“ zugegriffen haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Vorgeschlagene Regel“ in der Spalte mit der Überschrift „Dokumenttyp“ und suchen Sie nach dem Dokument, das am Tag der Veröffentlichung dieses Dokuments veröffentlicht wurde und klicken Sie auf den Link „Jetzt kommentieren“.

Was können Arbeitgeber tun? Hier ist Ihr 7-Schritte-Aktionsplan

Wie wir 2013 bei der Veröffentlichung des Fairfax-Memos feststellten, besteht offensichtlich die Sorge, dass eine solche Richtlinie die Gewerkschaften dazu ermutigen wird, sich an OSHA-Inspektionen und -Beschwerden in nicht organisierten Einrichtungen zu beteiligen, um Zugang zu der Einrichtung zu erhalten, wie sie es normalerweise tun würden keinen solchen Zugriff haben. Diese Änderung der Politik könnte einen großen Aufschwung für die gewerkschaftliche Organisierung bedeuten und wurde von den meisten, wenn nicht allen Gewerkschaften weithin begrüßt.

Nun sind zehn Jahre vergangen, und wie wir kürzlich hier besprochen haben, wird erwartet, dass die Streikaktivität und die gewerkschaftliche Organisierung weiterhin erheblich zunehmen werden. Daher ist es für Arbeitgeber wichtig, angesichts dieser vorgeschlagenen Regelung Maßnahmen zu ergreifen. Hier ist ein siebenstufiger Aktionsplan:

1. Kennen Sie Ihre Rechte

Bedenken Sie, dass Arbeitgeber über Eigentumsrechte des vierten Verfassungszusatzes und des Staates verfügen und die vorgeschlagene neue Regelung nichts daran ändert. Selbst nach der neuen Regelung darf die OSHA Arbeitsstätten nur mit Zustimmung des Arbeitgebers inspizieren, es sei denn, die Behörde verfügt über eine entsprechende Genehmigung. Daher haben Arbeitgeber weiterhin das Recht zu kontrollieren, wie die OSHA auf Unternehmenseigentum und die von einer Inspektion abgedeckten Bereiche zugreift, es sei denn, die Behörde verfügt über eine entsprechende Genehmigung. Arbeiten Sie mit Ihrem Anwalt zusammen, wenn Sie Fragen haben und um zu verstehen, welche Konsequenzen es haben könnte, wenn Sie die Vertreter der Behörde dazu drängen, einen Haftbefehl zu verlangen.

2. Überdenken Sie Ihre Verfahren, wenn die OSHA zur Durchführung einer Inspektion erscheint

Sehen Sie sich diese umfassenden OSHA-Inspektions-FAQs an und stellen Sie dann einen Plan für die Ankunft der OSHA auf Ihrer Baustelle zusammen. Bestimmen Sie beispielsweise einen Aufsichtsmitarbeiter als Ansprechpartner, wenn die OSHA eintrifft, und stellen Sie sicher, dass der Inspektor der OSHA im Rahmen der Inspektion bleibt. Ein benannter Manager oder Koordinator sollte während der Inspektion jederzeit bei jedem OSHA-Compliance-Beauftragten bleiben, außer bei Gesprächen mit nicht aufsichtsführenden Mitarbeitern, die nicht die Anwesenheit eines Managers verlangen. Es ist eine strategische Frage, ob der Sicherheitsmanager in dieser Rolle eingesetzt werden soll. Stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, nebeneinander Fotos zu machen, Proben zu nehmen und Tests durchzuführen, wenn die OSHA dies verlangt.

3. Wissen, wie man eine OSHA-Inspektion übersteht

Sehen Sie sich unsere „Fokus 4“-Grenzwerttipps zum Bestehen einer OSHA-Inspektion an, die jeder Arbeitgeber kennen sollte: (1) Lassen Sie am Tag der Ankunft der Agentur keine Manager- oder Vorgesetztenbefragungen durch die OSHA zu; (2) Geben Sie am ersten Tag der Inspektion keine anderen Dokumente als Ihre OSHA-300-Protokolle, 300A-Zusammenfassungen, 301-Formulare und relevanten Sicherheitsdatenblätter (SDB) an die Bundes-OSHA weiter. (3) den OSHA-Inspektor direkt zum Bereich der Überweisung, Beschwerde oder sogar zum relevanten Bereich einer Schwerpunktprogramminspektion bringen; und (4) stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter während der Anwesenheit der OSHA alle hochgefährlichen Tätigkeiten unterlassen.

4. Schützen Sie Ihre Geschäftsgeheimnisse

Selbst wenn Ihre Verfahren während einer OSHA-Inspektion noch nicht vollständig entwickelt sind, besteht die oberste Priorität darin, sicherzustellen, dass die Baustellenleitung weiß, welche Bereiche der Baustelle Geschäftsgeheimnisse oder andere vertrauliche Geschäftsinformationen enthalten, die Sie nicht möchten, dass Dritte sie sehen oder darauf zugreifen. Für diese Bereiche sollten Sie darauf bestehen, dass kein Dritter Zugang zu diesen Bereichen hat, und die Fotos der OSHA sollten als „Geschäftsgeheimnis“ gekennzeichnet sein.

5. Richten Sie einen Sicherheitsausschuss ein oder übertragen Sie ihn erneut

Wenn an Ihrem Arbeitsplatz noch kein Sicherheitsausschuss eingerichtet ist, sollten Sie erwägen, so schnell wie möglich einen solchen einzurichten. Dieses Komitee würde wohl die „repräsentative“ Rolle bei Runduminspektionen übernehmen, und die Mitarbeiter könnten anstelle eines Gewerkschaftsmitglieds ein Mitglied des Sicherheitsausschusses als ihren Vertreter ernennen. Beachten Sie, dass Sie bei der Einrichtung von Sicherheitsausschüssen das National Labour Relations Act und Bedenken hinsichtlich unlauterer Arbeitspraktiken berücksichtigen müssen, wenn der Sicherheitsausschuss nicht ordnungsgemäß umgesetzt wird. Daher sollten Sie sich vor der Umsetzung rechtlich beraten lassen.

6. Entscheiden Sie, ob die Strafen für die Verweigerung eine Verweigerung des Zugangs Dritter zu Ihrer Baustelle rechtfertigen

Nachdem Sie die oben genannten Schritte befolgt haben, können Sie sich grundsätzlich dazu entschließen, Anfragen Dritter zur Begleitung der OSHA abzulehnen. Eine Möglichkeit besteht darin, den OSHA-Compliance-Beauftragten darüber zu informieren, dass er seine Inspektion durchführen darf, Sie entscheiden sich jedoch dafür, Dritten den Zutritt zu verweigern. Sie haben gemäß dem vierten Verfassungszusatz das Recht, eine Rundgangsinspektion aus beliebigen Gründen abzulehnen und von der OSHA eine Genehmigung zur Durchführung der Inspektion zu verlangen. Sie sollten jedoch beachten, dass die OSHA diese Weigerung, einen Dritten vor Ort zuzulassen, möglicherweise als „Zutrittsverweigerung“ behandelt und einen Durchsuchungsbefehl beantragt. Lassen Sie sich von einem Rechtsbeistand beraten, um zu entscheiden, ob eine Einreiseverweigerung für Sie die richtige Option ist.

7. Bereiten Sie sich auf eine Zunahme von Arbeitskämpfen und gewerkschaftlicher Organisierung vor

In unserem vorherigen Einblick finden Sie eine ausführliche Diskussion darüber, was im ganzen Land an der Arbeitsfront passiert und was Sie tun können, um sofort und effizient auf gewerkschaftliche Organisierung und Arbeitsniederlegungen zu reagieren. Um die aktuellsten Informationen zu erhalten, lesen Sie unbedingt unsere Einblicke in die Arbeitsbeziehungen, da es in den letzten Tagen und Wochen viele Aktivitäten seitens der NLRB gab. Im Vordergrund kann Ihr Aktionsplan die Aufrechterhaltung effektiver Kommunikationswege mit den Mitarbeitern, die konsequente Anwendung arbeitsbezogener Richtlinien und Verfahren, die Einrichtung eines effektiven Beschwerdelösungsprozesses und die proaktive Überprüfung von Vergütungspaketen umfassen, um sicherzustellen, dass Sie wettbewerbsfähig bleiben.

Abschluss

Sie sollten Ihre Rechte verstehen, wenn die OSHA an Ihrem Arbeitsplatz eintrifft, und einen Plan haben, bevor Sie gebeten werden, einem Nicht-Mitarbeiter die Begleitung eines Inspektors an Ihrem Arbeitsplatz zu gestatten. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an die Autoren dieser Erkenntnis, Ihren Anwalt bei Fisher Phillips oder an ein Mitglied unserer Praxisgruppe für Arbeitssicherheit oder Arbeitsbeziehungen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Insight System von Fisher Phillips abonniert haben, um die aktuellsten Informationen zu OSHA-Themen zu erhalten.

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